Cyfrowa dokumentacja realizowanych zleceń
Cyfrowa dokumentacja zleceń i przeglądów budynków posiada wiele zalet w porównaniu do tradycyjnej papierowej dokumentacji.
Łatwa dostępność
Cyfrowa dokumentacja jest przechowywana w formie elektronicznej, co umożliwia łatwy dostęp do niej z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu. Nie trzeba już przeszukiwać stert papierów, aby znaleźć potrzebne informacje.
Podgląd w czasie rzeczywistym stanu realizacji
Jeśli jesteś właścicielem firmy masz bezpośredni wgląd w to, jak idzie realizacja przeglądu czy zlecenia. Aplikacja na bieżąco udostępnia informację o tym, w którym lokalu znajdują się Twoi pracownicy i jaki jest postęp związany z obsługą budynku.
Zdjęcia z przeglądów budynków
Oprócz klasycznego opisu w formie słownej masz możliwość załączania zdjęć w przypadkach, gdy jest to szczególnie wskazane i lepiej wyraża aktualny stan nieruchomości. Dzięki powiązaniu ich z odpowiednimi lokalami nic nie będzie stało na przeszkodzie, by wrócić do nich nawet po roku czy też przekazać zlecenie do dalszej realizacji komuś innemu z zespołu.
Wygoda i oszczędność czasu
Przetwarzanie dokumentów cyfrowych jest znacznie szybsze i wygodniejsze niż przetwarzanie dokumentów papierowych. Można łatwo wyszukiwać, sortować i filtrować dane, co przyspiesza procesy związane ze zleceniami i przeglądami. Ponadto, nie trzeba już tracić czasu na drukowanie, skanowanie ani przesyłanie dokumentów.
Łatwość udostępniania i współpracy
Cyfrowa dokumentacja umożliwia łatwe udostępnianie informacji i współpracę z innymi osobami. Można udostępnić dokumenty zleceniobiorcom, klientom, członkom zespołu lub innym zaangażowanym osobom za pomocą prostych linków lub udzielając odpowiednich uprawnień dostępu.
Bezpieczeństwo i trwałość
W przeciwieństwie do dokumentów papierowych, cyfrowa dokumentacja jest bardziej bezpieczna przed utratą, uszkodzeniem lub kradzieżą. Można tworzyć regularne kopie zapasowe i przechowywać dokumenty na zabezpieczonych serwerach lub w chmurze. Dodatkowo, cyfrowa dokumentacja może być zabezpieczona hasłami, szyfrowana lub chroniona innymi mechanizmami bezpieczeństwa.
Łatwa analiza i raportowanie
Dzięki cyfrowej dokumentacji można łatwo analizować dane związane ze zleceniami i przeglądami. Można generować raporty, tworzyć statystyki i wyciągać wnioski na podstawie zgromadzonych informacji. To pomaga w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji, optymalizowaniu procesów oraz identyfikowaniu obszarów wymagających poprawy.
Ekologiczność
Cyfrowa dokumentacja przyczynia się do redukcji zużycia papieru i zmniejszenia śladu węglowego. Eliminuje konieczność drukowania dokumentów na papierze oraz związane z tym koszty i odpady.
Cyfrowa dokumentacja zleceń i przeglądów oferuje wiele korzyści, zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla użytkowników. Przejście na elektroniczną formę dokumentacji może przynieść poprawę efektywności, organizacji oraz łatwiejszy dostęp do potrzebnych informacji.