Cyfrowa organizacja dokumentów

Rozwój technologiczny nieustannie skłania coraz to nowsze dziedziny naszego życia do pełnego wykorzystania potencjału, jaki niesie ze sobą informatyzacja. Jeszcze kilka lat temu wydawało się wręcz nieprawdopodobne, jak mocno ułatwi to sprawniejsze działanie nie tylko poszczególnych firm, ale także i nas jako obywateli. Rzadziej niż kiedykolwiek potrzebujemy papierowej dokumentacji czy dokumentów. Nawet dowody osobiste przeżywają swego rodzaju renesans. Ich cyfrowe odpowiedniki są traktowane w ten sam sposób, co fizyczny kawałek plastiku. Tak samo nie musimy już posiadać ze sobą fizycznego dokumentu uprawnień do prowadzenia pojazdów czy też karty pojazdu i ubezpieczenia OC. Wszystko jest weryfikowane online. Takie rozwiązania są zwyczajnie wygodne i praktyczne. Nie musisz dzięki temu wypychać kartami kredytowymi czy też innymi wspomnianymi wcześniej dokumentami portfela. Wystarczą ich odpowiedniki cyfrowe - w praktyce smartfon z odpowiednimi aplikacjami rządowymi. Postęp w tej dziedzinie jest tak duży, że nawet roczne zeznania podatkowe są obecnie wstępnie wypełniane przez przygotowane do tego celu systemu informatyczne. Po naszej stronie zostaje jedynie potwierdzenie zgodności danych, a to wszystko bez wychodzenia z domu.

Archiwizacja cyfrowa

Znaczenie dla wydajności przeglądu materiałów archiwalnych jest nieocenione. Niemal każdy dorosły obywatel potrafi się posługiwać narzędziami wyszukiwania, takimi jak chociażby wyszukiwarka Google. Przeszukiwanie zarchiwizowanych cyfrowo dokumentów jest równie intuicyjne i przede wszystkim niezawodne. Nie ma ryzyka, że po przejrzeniu dziesiątek dokumentów pominiesz ten, który faktycznie był potrzebny. Poszukiwana informacja jest filtrowana spośród wszystkich danych, które nie spełniają kryteriów. Trwa to w ułamku sekundy i oszczędza frustracji, związanej z tą czynnością w przypadku tradycyjnego podejścia.

Spójność i możliwość wyszukiwania

Materiały w formie cyfrowej można łatwo przeszukiwać za pomocą wbudowanych mechanizmów wyszukiwania treści. Znikają również problemy natury ludzkiej jak niewyraźne pismo pracownika, który w pośpiechu sporządza notatki. Zawsze otrzymujemy wyraźny tekst, który jest zrozumiały nie tylko w momencie jego sporządzania, ale również i po latach.

Schematyczność

To czego szukasz znajdujesz tam, gdzie się tego spodziewasz. Nie ma mowy o samowolce związanej z różnorodnością ludzi, którzy przygotowują treści. Koniec z dodatkowymi kartkami, dopisywaniem tekstu w losowych miejscach arkuszy do zlecenia oraz z wszystkimi szkodliwymi praktykami, które wprowadzają bałagan.

Nieunikniony porządek

Cyfrowy charakter zmusza do zachowania określonego formatu i umiejscowienia tego samego rodzaju danych w tym samym miejscu i kontekście. Nie ma mowy o zagubionych fragmentach dokumentacji, stertach nieuporządkowanych dokumentów czy jakiejkolwiek formie chaosu biurokracyjnego.

Trwałość cyfrowych dokumentacji

Żaden dokument cyfrowy nie ulegnie zalaniu kawą, żaden materiał nie ulegnie uszkodzeniu fizycznemu. Masz pewność, że za kilka lat wszystko będzie w nienaruszonym stanie.

Gwarancja odpowiedzialności i bezpieczeństwa firmy

Każdy, kto będzie pracował nad poszczególnymi wpisami będzie to robić na własne konto. Wszelkie pomyłki kosztowne dla firmy lub zleceniodawcy w jednoznaczny sposób wskażą osobę odpowiedzialną. Praca na systemie cyfrowym, który dostarczamy daje nam spokój, że dane nie zostały sfałszowane, o co byłoby łatwiej w przypadku papierowych odpowiedników. Operacje są przechowywane w historii bazy danych.

Skalowalność przestrzeni cyfrowej

Nie potrzebujesz dodatkowej szafy na kolejną stertę papierów. Nie musisz rezygnować z przechowywania najstarszych dokumentów.